Потенциал цифровой трансформации в управлении бюджетом ведомства

Журнал "Бюджетный учет" публикует материал о том, как цифровая трансформация позволяет органу власти кардинально повысить эффективность управления расходами. О возможностях новых инструментов на примере управления целевыми субсидиями рассказал Сергей Толстухин, руководитель отраслевых проектов компании "Парус".

Современный уровень цифровизации позволяет быстро внедрить в работу необходимые технологии, которые дополнят уже имеющиеся данные в цифре. Это позволит безболезненно интегрировать новые инструменты в существующий ИТ-ландшафт ведомства.

Цифровая трансформация

Рассмотрим процесс на примере управления целевыми субсидиями как одного из видов расходов. Это многоэтапный процесс с большим количеством участников: подразделений и специалистов как в органе власти (а  иногда и в смежных ведомствах), так и в подведомственном учреждении.

Для полноценного управления всем этим процессом нужно иметь такие данные, чтобы в  любой момент по каждому расходу, по каждой сумме можно было увидеть, сколько средств было запланировано (кому и на что), сколько выдано, кто сколько потратил и с каким результатом. При этом важно отлеживать, на каком этапе сейчас процесс, в каком статусе заявка, на ком сейчас ответственность за эти деньги, а значит — за  выполнение задач субсидии.

На сегодняшний день все сведения и инструменты, которые дают централизованные информационные системы, не позволяют управлять этим процессом на каждом этапе, чтобы сделать его полностью прозрачным для контроля, мониторинга, анализа. Безусловно, можно использовать большой массив сведений государственных и муниципальных систем по исполнению, но всю цепочку, которая начинается с планирования, отследить только по этим данным не получится. Например, получая из ЕИС «Госзакупки» предельные объем финансирования в виде 
КБК и суммы на целевую субсидию или государственное задание, необходимо распределить предельные объемы по подведомственным учреждениям, сбалансировать потребность с учетом натуральных показателей и сформировать для передачи в  ЕИС Реестр расходных обязательств.

Простой подход позволяет дополнить цепочку данных, сделать процесс полноценным и удобным для работы, задействуя при этом все показатели, которые уже доступны ведомству благодаря централизованным государственным или муниципальным информационным системам (далее — ГИС). В  структуру каждого документа, который участвует в планировании, добавляются данные о  КБК, учреждениях и натуральных показателях, чтобы каждый планируемый расход (вплоть до  рубля) всегда был в связке с обоснованием, а любой КБК и каждая сумма детализировалась по  учреждениям и натуральным показателям.

Благодаря такой структуре документов, получив данные об исполнении из ГИС, система их может дополнить так, чтобы любое КБК, любая сумма детализировалась по учреждениям, подразделениям и натуральным показателям. Плюс все эти данные становятся доступны и прослеживаемы по  этапам и по статусам процесса — от планирования до кассы.

Подведем итог

Организовав весь процесс в соответствии с таким подходом, ведомство, по сути, проводит цифровую трансформацию, в результате которой получает возможность прослеживать весь жизненный цикл субсидии (или других расходов) — от планирования до исполнения с возможностью детализации любой суммы по учреждениям, подразделениям и натуральным показателям на любом этапе. Опыт показывает, что провести такую цифровую трансформацию несложно и недолго.

Во-первых, большой объем задействованных данных есть в ГИС. Предлагаемый подход подразумевает использование практически всей доступной информации из ГИС, предоставляя на этапе планирования дополнительный инструментарий и дополняя имеющиеся данные ГИС на этапе исполнения для того, чтобы весь процесс был прозрачным и контролируемым.

Во-вторых, уровень развития цифровых технологий сегодня, безусловно, позволяет провести такую трансформацию: перейти на  ЭДО, обмениваться данными с внешними и внутренними системами, превентивно мониторить контрольные точки, анализировать и представлять результаты анализа в удобном виде — все это могут взять на себя цифровые технологии, сняв эти задачи с сотрудников. При этом можно использовать удобные инструменты визуализации и анализа данных для руководителей, чтобы контролировать любые показатели управления субсидиями и другими видами расходов в ведомстве в любой детализации и группировке. Современные цифровые технологии помогают в управлении расходами и при этом снижают трудозатраты, обеспечивая прослеживаемость процесса через статусы, забирая автоматически данные из ГИС и гарантируя соблюдение той сквозной структуры документов, которая зашита в предлагаемую методику.

В результате цифровой трансформации все участники планирования — подразделения органа власти, подведомственные учреждения, смежные ведомства — работают в общем информационном пространстве, где будут осуществлять расчеты, формирование ОБАС, проверку, согласование и  утверждение документов с учетом особенностей процесса по каждому виду бюджетных расходов. Данные об исполнении бюджета из  централизованных финансовых информационных систем будут дополняться и детализироваться так, чтобы обеспечить прослеживаемость между документами планирования и исполнения.

Благодаря такому подходу орган власти получит инструмент, который позволяет в режиме реального времени контролировать статус согласования заявок на финансирование и проверять исполнение обязательств в связке с документами планирования, анализировать исполнение в разрезе учреждений, подразделений, видов расходов с детализацией любых бюджетных расходов до целей, объектов и обоснований выделения бюджетных средств, а также работать со всей этой информацией в виде инфографики для мониторинга и анализа сгруппированных данных с возможностью детализации любого показателя по клику.